Entender y manejar los débitos y créditos contables

Si tienes una empresa, seguramente sabes que la contabilidad es una actividad esencial para llevar un control adecuado de las operaciones financieras que realizas. La contabilidad te permite registrar, clasificar, analizar y reportar las transacciones económicas que afectan a tu negocio, como las ventas, las compras, los pagos, los cobros, etc.

Pero, ¿sabes qué son los débitos y créditos contables y cómo se usan para reflejar estas transacciones? Los débitos y créditos contables son conceptos fundamentales que debes conocer si quieres entender cómo funciona la contabilidad y cómo se elaboran los estados financieros de tu empresa.

Los débitos y créditos contables se refieren a los movimientos que se registran en las cuentas contables cada vez que se realiza una transacción económica. Las cuentas contables son los elementos que representan los recursos, las obligaciones, los derechos, los ingresos y los gastos de tu empresa. Por ejemplo, las cuentas de caja, bancos, inventarios, clientes, proveedores, capital, ventas, costos, etc.

Los débitos representan los aumentos o disminuciones de las cuentas de activo, gasto o pérdida, mientras que los créditos representan los aumentos o disminuciones de las cuentas de pasivo, patrimonio, ingreso o ganancia. El activo son los recursos que posee tu empresa, como el dinero, las mercancías, los equipos, etc. El pasivo son las obligaciones que tiene tu empresa con terceros, como las deudas, los impuestos, los salarios, etc. El patrimonio es la diferencia entre el activo y el pasivo, es decir, el valor neto de tu empresa. El ingreso son los ingresos que obtiene tu empresa por la venta de sus productos o servicios. El gasto son los egresos que realiza tu empresa para generar sus ingresos, como la compra de materias primas, el pago de servicios públicos, la depreciación de los activos fijos, etc. La ganancia es la diferencia entre el ingreso y el gasto. La pérdida es lo contrario a la ganancia.

Cada transacción debe tener al menos un débito y un crédito que se equilibren entre sí, siguiendo el principio de la partida doble. Este principio establece que por cada movimiento que afecta a una cuenta debe haber otro movimiento igual y contrario que afecte a otra cuenta. Así se garantiza que la ecuación contable se mantenga siempre en equilibrio: activo = pasivo + patrimonio.

Por ejemplo, si tu empresa vende un producto por $100.000 a crédito a un cliente, debes registrar un débito en la cuenta de clientes por $100.000 y un crédito en la cuenta de ventas por $100.000. Así reflejas que tu empresa aumenta su activo (clientes) y su ingreso (ventas) en la misma cantidad. Si tu empresa paga $50.000 en efectivo a un proveedor por una compra realizada anteriormente, debes registrar un débito en la cuenta de proveedores por $50.000 y un crédito en la cuenta de caja por $50.000. Así reflejas que tu empresa disminuye su pasivo (proveedores) y su activo (caja) en la misma cantidad.

Los débitos y créditos contables son importantes para tu negocio porque te permiten llevar un registro ordenado, preciso y actualizado de todas las transacciones que realizas. Además, te permiten elaborar los estados financieros que muestran la situación financiera y el desempeño económico de tu empresa. Estos estados financieros son el balance general y el estado de resultados.

El balance general es el estado financiero que muestra los activos, pasivos y patrimonio de tu empresa en una fecha determinada. El estado de resultados es el estado financiero que muestra los ingresos, gastos y ganancias o pérdidas de tu empresa en un periodo determinado.

Pero, ¿cómo puedes llevar un registro ordenado, preciso y actualizado de todos los débitos y créditos contables de tu empresa? ¿Cómo puedes clasificarlos según su naturaleza y su efecto en el balance general y el estado de resultados? ¿Cómo puedes analizarlos para obtener información relevante sobre la situación financiera y el desempeño económico de tu negocio? ¿Cómo puedes reportarlos a las autoridades competentes y a los interesados internos y externos? La respuesta a todas estas preguntas es: usando el software ERP Doxa.